Beste Newsletter-Software Ratgeber

Empfehlungen und Tipps für die richtige Auswahl

Vitali Lutz

Inhaltsverzeichnis

In einem direkten Vergleich für empfehlenswerte Newsletter-Software habe ich die besten Tools zum professionellen E-Mail-Versand vorgestellt. Es gibt weit über 20 Anbieter, die sich auf E-Mail-Marketing spezialisiert haben – doch wie findet man genau das richtige Tool bei so einem vielfältigen Angebot?

Wer nach einer Abkürzung für die beste E-Mail-Marketing-Lösung sucht:

Ich kann derzeit drei gute Newsletter- und E-Mail-Marketing-Lösungen empfehlen, die zuverlässig E-Mails zustellen, alle wichtigen Funktionen haben und auch sehr preiswert sind:

1. GetResponse (Testbericht lesen) – derzeit mein Favorit unter allen mir bekannten Tools. Es ist eine international tätige Online-Marketing-Plattform, die unter anderem sehr gute Funktionen zum E-Mail-Versand besitzt und ermöglicht, das E-Mail-Marketing sogar zu 100 % zu automatisieren.
2. CleverReach (Testbericht lesen) – ebenfalls ein sehr guter Service zum Versenden von E-Mails. Damit kann man sogar automatisierte Prozesse erstellen, die dafür sorgen, dass Interessenten und Kunden automatisch mit Newslettern bzw. E-Mails versorgt werden.
3. Rapidmail (Testbericht lesen) – eine sehr gute Newsletter-Software für den schnellen und einfachen E-Mail- und Newsletter-Versand. Guter Preis, eine einfache Benutzeroberfläche und alle wichtigen Funktionen sind inklusive, um sofort starten zu können.

Das sind die drei besten Anbieter, die man ohne Bedenken für sein E-Mail-Marketing nutzen kann. Alle diese Tools nutze ich selbst seit Jahren und kann sie jedem empfehlen, der kommerzielle E-Mails versendet.

Nach welchen Kriterien man die beste Newsletter-Software auswählen sollte

Wer etwas tiefer einsteigen möchte und selbst lernen will, wie man die beste E-Mail-Marketing-Lösung für sein Projekt finden kann, genau denjenigen stelle ich die wichtigsten Auswahlkriterien im Nachfolgenden vor.

Schauen wir uns dazu die wichtigsten Auswahlkriterien einmal im Detail an.

DSGVO und Datenschutz allgemein

Als Erstes sollte man immer darauf achten, dass die Software zu 100 % DSGVO-konform ist – vor allem in dem Fall, wenn man deutsche E-Mail-Empfänger als Zielgruppe hat. Wer wissen möchte, worauf man bei dieser neuen EU-weiten Grundverordnung für Datenschutz achten muss, findet auf Wikipedia alles Wichtige dazu.

Nutzt man eine Software, die nicht DSGVO-konform ist, riskiert man, abgemahnt zu werden – und das kann sehr teurer werden!

Es gibt nicht wenige Newsletter-Programme, vor allem im amerikanischen Raum, die weder DSGVO-konform sind noch das Thema Datenschutz allgemein ernst nehmen, solche Lösungen sind eine tickende Zeitbombe!

Flexible Tarife, keine lange Vertragsbindung

Sollte es sich bei dem Newsletter-Tool um einen Service mit monatlichen Kosten handeln, achte darauf, dass du nicht an einen jährlichen Vertrag gebunden bist. Da sich die Preise regelmäßig ändern können, kann es passieren, dass du nach einigen Monaten doppelt so viel wie am Anfang bezahlen musst.

Das ist eine klassische Falle bei langen Vertragslaufzeiten.

Auch sollten die Tarife flexibel sein. Fange immer mit dem kleinsten Tarif an und upgrade den Tarif nur bei Bedarf, wenn die E-Mail-Liste wächst. Sollte die Empfängerzahl schrumpfen, wäre es einfach ideal, wenn man den Tarif auch runterstufen könnte.

Flatrate- und Prepaid-E-Mail-Versand

Ich kann nur empfehlen, ausschließlich Newsletter-Tools zu nutzen, bei denen es einen Tarif für eine Versand-Flatrate gibt. Bezahle niemals für die Anzahl der versandten E-Mails. Wenn man die Kosten ausrechnet, wird man häufig feststellen, dass solche Tarife deutlich teurer sind als im Vergleich Tarife mit einem Flatrate-E-Mail-Versand.

Besonders bei Prepaid-Tarifen bezahlt man oft deutlich mehr, als wenn man einfach einen Tarif mit monatlichen Kosten buchen würde. Sollte der E-Mail-Service mehrere Tarifarten anbieten, rechne immer aus, welcher Tarif sich für dich am meisten lohnt.

Du willst nicht für die gleiche Leistung 100 % und mehr draufzahlen!

Formulare mit Einwilligung

Spätestens nach dem Inkrafttreten der DSGVO, muss man von einem Interessenten noch vor der Aufnahme in die Empfängerliste eine Einwilligung bzw. Zustimmung bezüglich der Datenverarbeitung und dem Zweck des Newsletters einholen.

Der Interessent muss unter anderem zustimmen, dass:

1. er Informationen und Werbung per E-Mail erhalten möchte.
2. seine persönlichen Daten unter anderem für Personalisierung in E-Mails genutzt werden.
3. alle Aktionen in einer E-Mail erfasst/aufgezeichnet werden, das umfasst insbesondere die Öffnung einer E-Mail und Klicks auf die enthaltenen Links.
4. die Einwilligung jederzeit widerrufen werden kann.

Das Anmeldeformular sollte eine ausformulierte Datenschutzerklärung mit mindestens den oben aufgeführten Punkten enthalten und mit einem Häkchen akzeptiert werden, damit eine Eintragung in die Empfängerliste möglich ist.

Ebenso sollte man in der Software optimalerweise die Einwilligung für jeden Abonnenten speichern, damit man jederzeit nachweisen kann, dass eine Einwilligung erteilt wurde. Entsprechende Vorkehrungen muss das eingesetzte E-Mail-Tool treffen.

Hat man diese Einwilligung nicht, sollte man einen Interessenten nicht in die Empfängerliste aufnehmen, denn dann kann der E-Mail-Empfänger jederzeit eben diese Anmeldung infrage stellen und seine Rechte durchsetzen.

Anmeldung durch Double-Opt-In-Verfahren

Meldet sich ein Interessent zu einem Newsletter an, muss dieser nach der Eintragung zunächst eine E-Mail bekommen, wo ein Bestätigungs-Link enthalten ist. Erst wenn der Interessent diesen Link anklickt, kann er aktiviert werden und E-Mails empfangen.

In der Bestätigungs-E-Mail sollte keinerlei Werbung zu finden sein. Nur eine kurze Erklärung und der Bestätigungs-Link sind in dieser E-Mail zulässig.

Sollte ein Interessent die Bestätigung nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums durchführen, müssen die Daten zu diesem Interessenten aus der Datenbank gelöscht werden und der Interessent damit „vergessen“ werden.

Man sollte heute keinesfalls eine Software verwenden, die auf Single-Opt-In setzt, wobei der Interessent nichts bestätigen muss und direkt nach der Eintragung aktiviert wird und daraufhin Newsletter und Werbemails erhalten kann.

Bei Single-Opt-In kann man sich sehr schnell die Finger verbrennen!

Technik und Zustellbarkeit

Hat man einen Interessenten einmal auf der Empfängerliste, muss man eine Sicherheit haben, dass die E-Mails sein E-Mail-Postfach erreichen. Leider erschweren die immer aggressiver werdenden Spam-Filter die Zustellung – die Zustellung wird zunehmend zu einer richtigen Herausforderung für den E-Mail-Versender sowie für den Dienstleister.

Wie lässt sich eine hohe Zustellbarkeit trotzdem sicherstellen?

1. Der E-Mail-Service-Provider kann mit den großen E-Mail-Providern zusammenarbeiten und versprechen, selbst dafür zu sorgen, dass nur legitime und erwünschte E-Mails verschickt werden.
2. Modernde, richtig konfigurierte Mailserver in einer großen Anzahl und mit sauberen IP-Adressen verknüpft, lassen auch einen Massenversand wie eine normale, nicht kommerzielle E-Mail aussehen, was vor allem dabei hilft, die E-Mail vom Spam-Postfach fernzuhalten.
3. Tools, die den Spam-Score der E-Mail berechnen und warnen, wenn man eine E-Mail zu werbelastig oder „spammig“ getextet hat, damit man die E-Mail vor dem Versand nachbearbeiten kann, um sicherzustellen, dass die E-Mail nicht wegen dem Inhalt der E-Mail eine schlechte Zustellbarkeit erfährt.

Besonders der letzte Punkt kann die Zustellbarkeit von E-Mails deutlich verbessern. Der Betreff und der Text der E-Mail werden von den Filtern der E-Mail-Service-Providern (ESPs) sehr genau analysiert, um die E-Mail zu bewerten.

Ein gutes Tool zum Testen der E-Mail vor dem Versand ist EmailChecky.com:

Das Tool funktioniert ganz einfach:

1. Man sieht auf der Startseite eine E-Mail-Adresse, an die man seine E-Mail zur Überprüfung senden muss.
2. Danach wird das Tools den technischen sowie den inhaltlichen Teil der E-Mail analysieren und das Ergebnis anzeigen.

Das Ergebnis kann folgendermaßen aussehen:

Sobald du eine neue E-Mail geschrieben hast, schicke sie einfach an EmailChecky und schaue, was du noch verbessern kannst. Sollte an der E-Mail etwas falsch sein, wird das Tool es dir sagen und dir helfen, die E-Mail zu verbessern.

Ein weiteres Problem für die Zustellung kann der Einsatz einer lokal installierten Newsletter-Software sein. Wenn man beispielsweise eine Software auf seinem PC installiert und über diese einen Newsletter an eine große Interessenten-Liste verschickt, werden viele E-Mails niemals am Ziel ankommen.

Es ist keine Seltenheit, dass man mit einem lokalen, nicht auf Massenversand optimierten Mailserver, eine Zustellrate von gerade mal 50 – 60 % erreicht!

Das habe ich bereits mehrfach getestet, besonders schlecht ist die Zustellung, wenn man einen lokalen Mailserver für den Versand nutzt, der nicht für Massenmailings geeignet ist und wenn man Anhänge in die E-Mail einbindet.

Solange man nur eine Handvoll von Empfänger hat und an diese einen kleinen Newsletter verschicken will, zum Beispiel mit Thunderbird, wird man kaum Probleme beim Versand der E-Mails feststellen, bei 100 Empfängern und mehr wird die Zustellrate deutlich schlechter sein.

Auch der technische Teil rundum den E-Mail-Versand sollte absolut perfekt funktionieren, damit man erfolgreich Massenmails versenden kann. Dies sollte man bei der Wahl der besten Newsletter-Software immer berücksichtigen.

Ausführliche Statistiken

Die Newsletter-Software sollte uns möglichst sehr ausführliche Statistiken zur Verfügung stellen, damit wir unser E-Mail-Marketing verbessern können – und das fortlaufend, mit jedem E-Mail-Versand.

Ich habe bereits Newsletter-Software gesehen, die mir nach einem Versand nur sagte, an wie viele Empfänger der Newsletter versandt wurde – und das war es auch schon. Das ist viel zu wenig, wir brauchen mehr Daten, um unser E-Mail-Marketing beobachten und verbessern zu können.

Folgende Kennzahlen bekommen wir von einer professionellen E-Mail-Marketing-Lösung zu jedem E-Mail-Versand:

• wie viele Rückläufer (Bounces) hatte der Versand?
• wie viele Austragungen verursachte der Newsletter oder die E-Mail?
• wie viele Öffnungen und Klicks gab es?
• auf welchen Geräten wurde die E-Mail gelesen?
• zu welcher Zeit wurden die meisten Öffnungen verzeichnet?

Wir wollen nicht nur wissen, wie viele Empfänger unseren Newsletter erhalten haben, sondern wir wollen noch viel mehr wissen – sehr viel mehr!

Hier ist ein gutes Beispiel für eine sehr ausführliche und gelungene E-Mail-Statistik von CleverReach:

Einfach traumhaft, hier hat CleverReach alles richtig gemacht.

Oder noch ein gutes Beispiel von rapidmail:

Wir bekommen nicht nur die Standardinformationen zum E-Mail-Versand, sondern auch noch:

• eine Klickmap, die zeigt, wie das Klickprofil für die E-Mail aussieht. Mit dieser Information in der Hand, wissen wir, welche Klicks in welcher Reihenfolge in der E-Mail stattgefunden haben und wie wir noch mehr Klicks erzielen können.
• eine Empfängeraktivität, die uns sagt, wie aktiv die Empfänger bei der E-Mail waren.
• die Geräte-Typen, somit wissen wir, auf welchen Endgeräten die Empfänger unsere E-Mails lesen und können unsere E-Mails entsprechend auf die Geräte optimieren.

Haben wir die wichtigsten Daten nicht zur Hand, zum Beispiel die Anzahl der Öffnungen und Klicks oder die Anzahl der Austragungen, wie sollen wir dann wissen, ob wir unser E-Mail-Marketing richtig betreiben?

In die Glaskugel zu schauen, hilft uns sicherlich nicht weiter.

Achte also darauf, dass deine E-Mail-Marketing-Software möglichst ausführliche Statistiken zu jedem E-Mail-Versand bereithält, damit du nach jedem Versand die Performance der E-Mail nachvollziehen kannst.

Listenhygiene und Rückläufer-Handling (Bounces)

Der nächste wichtige Punkt betrifft die Listenhygiene bzw. die kontinuierliche Säuberung der E-Mail-Liste. Eine gute Newsletter-Software hat Mechanismen integriert, die dafür sorgen, dass alle Listen regelmäßig gereinigt werden, oder zumindest manuell gereinigt werden können.

Wenn beispielsweise eine E-Mail-Adresse nicht mehr existiert, muss diese gelöscht werden, denn wenn man weiterhin an eine tote E-Mail-Adresse E-Mails versendet, werden die Empfangs-Mailserver den Versand irgendwann als Spam klassifizieren.

Dies könnte eine ganze E-Mail-Kampagne ruinieren und sie in die Spam-Postfächer der Empfänger bringen – und das nur, weil bei uns in der Empfängerliste einige tote E-Mail-Adressen existieren!

Das wollen wir nicht.

Außerdem sollte die Software alle Rückläufer (Bounces) beobachten. Ein Rückläufer entsteht, wenn man eine E-Mail an einen Empfänger versendet und es ein Problem bei der Zustellung gab – dafür kann es mehrere Ursachen geben, zum Beispiel ein volles oder ungültiges E-Mail-Postfach.

Alle Szenarien, die zu einem Bounce führen können, muss eine gute Newsletter-Software richtig interpretieren können und einen Empfänger, der zu häufig für „Probleme“ sorgt, irgendwann einfach automatisch deaktivieren oder löschen.

Eine saubere und aktive Empfängerliste ist die erste Voraussetzung für eine maximale Zustellbarkeit im E-Mail-Marketing. Zum Glück haben das die großen E-Mail-Marketing-Services erkannt und bieten uns entsprechende Funktionen für eine effektive Säuberung der Empfängerlisten.

Keine Chance den Spammern!

Weißt du, was passiert, wenn ein Spammer einen Account erstellt, tausende gekaufte oder illegal gesammelte E-Mail-Adresse in seinen Account importiert und an alle Empfänger eine Spam-E-Mail versendet?

Die meisten Mailserver, die für den Versand der Spam-E-Mail zuständig waren, werden bei den E-Mail-Providern auf die Backlist gesetzt. Solltest du genau die gleichen Mailserver bei deinem Versand nutzen, wirst du bei der Zustellung ein Problem haben.

Die Lösung?

Der Anbieter von E-Mail-Marketing-Dienstleistungen muss dafür sorgen, dass Spammer in erster Linie sich weder Registrieren können noch in der Lage sind, einfach irgendwelche E-Mail-Adressen zu importieren, ohne vorher nachgewiesen zu haben, woher die Adressen stammen.

Bereits ein einziger Kunde kann alle Mailserver des Anbieters auf die Blacklists bringen und für einen großen Schaden sorgen. Die Mailserver bzw. ihre IP-Adressen von den Blacklists wieder runter zu bekommen, ist sicherlich kein leichter Job.

Nutze niemals Anbieter für dein E-Mail-Marketing, die nicht alle relevanten Maßnahmen zur Bekämpfung von Spam ergriffen haben und nicht aktiv gegen Spam vorgehen. Professionelle E-Mail-Versender wollen nicht mit Spammern die Mailserver teilen.

Fazit

Eine gute Newsletter-Software berücksichtigt mindestens alle oben aufgeführten Punkte. Besonders sollte diese den Datenschutz sehr ernst nehmen, spätestens nach dem Inkrafttreten der DSGVO.

Achte gleich zu Beginn darauf, dass der Preis zu der gebotenen Leistung passt und dass man den Tarif – sofern es sich um einen E-Mail-Marketing-Service handelt – jederzeit kündigen und rauf- oder runterstufen kann.

Auch müssen die Formulare in jedem Fall eine Einwilligung vom Interessenten einholen, der den Newsletter abonnieren will. Diese Einwilligung sollte man idealerweise direkt mit dem Formular-Editor der Newsletter-Software einrichten können.

Auch die Technik und insbesondere das Double-Opt-In-Verfahren müssen bei der Software korrekt implementiert und konfiguriert sein und einwandfrei funktionieren. Es darf niemals eine Marketing-E-Mail an jemanden versandt werden, der dem Empfang nicht nachweislich zugestimmt hat.

Und natürlich sollte man zumindest eine Unterstützung von der Software dabei bekommen, um die Empfängerlisten sauber zu halten. Im besten Fall erledigt diesen Job die Software vollautomatisch und regelmäßig für uns, am besten vor einem Massenversand.

Erfüllt deine E-Mail-Marketing-Lösung alle Auswahlkriterien, stehen die Chancen gut, dass man die beste oder zumindest eine gute Newsletter-Software gefunden hat, die zuverlässig ist, alle benötigten Funktionen hat und im Idealfall auch mit einem guten Preisleistungsverhältnis überzeugen kann.

Über Vitali Lutz

Vitali Lutz ist ein Internet-Marketer aus Leidenschaft. Er beschäftigt sich unter anderem mit der Kundengewinnung durch automatisierte Prozesse und E-Mail-Marketing und hat jahrelange Erfahrung mit der Administration von Mailservern.